Office & Events Assistent Afdeling Communicatie (13930)

Ben jij dat organisatorische talent dat wij zoeken? Ben je iemand die graag ontzorgt, verbindt en overzicht houdt? Als Office en Events Assistent ondersteun je de afdeling Communicatie & Marketing van de Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) en bieden wij jou een dynamische baan in een inspirerende en betrokken werkomgeving.

Kom bij ons werken

Als Office en Events Assistent ben je de verbindende factor in de afdeling Communicatie & Marketing van de Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI).  Je bent een kei in regelen, houdt graag het overzicht en kan makkelijk schakelen tussen verschillende taken. Je ondersteunt gevraagd en ongevraagd de collega’s bij het organiseren van evenementen en zorgt ervoor dat onze front- en backoffice op rolletjes loopt. Elke dag is anders met dit gevarieerde takenpakket.

Dit ga je doen

Als Events Assistent ga je meewerken bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten voor scholieren, studenten en medewerkers.

• Je assisteert de Evenementen Coördinator bij de voorbereidingen (zaalreserveringen, afspraken maken met leveranciers, facilitaire diensten regelen, catering en promotiematerialen bestellen, deelnemerslijsten bijhouden, printwerk verzorgen, naambadges maken)
  
• Je helpt mee tijdens het evenement (inrichten ontvangstbalie, ontvangst deelnemers, catering checken, hands-on problemen verhelpen)
  
• Je zorgt (mede) voor een correcte afronding van bijeenkomsten (opruimen materialen, evaluatie uitwerken, aantal aanwezigen registreren, financiële afronding)
  

Als Office Assistent ondersteun en faciliteer je de algemene bedrijfsvoering en je collega’s van de afdeling Communicatie & Marketing bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden.

• Je biedt ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie (zoals het bijhouden van personele overzichten), de facilitaire begeleiding van nieuwe medewerkers en het meehelpen bij sollicitatieprocedures.
  
• Je assisteert bij de financiële administratie van de afdeling door het bijhouden van financiële overzichten en het controleren van facturen en declaraties.
  

Daarnaast verzorg je secretariële zaken zoals het beheren van de algemene mailbox, zicht houden op de afdelingsagenda, het praktisch organiseren van het afdelingsoverleg en bijhouden van de actielijst, helpen bij de uitvoering van werkafspraken en je zorgt ervoor dat de voorraad kantoorartikelen en relatiegeschenken op peil blijft.

Dit vragen we van jou

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken, om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken en bent ook in staat om binnen een complexe organisatie je weg te vinden. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uitdrukken en beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Belangrijk is ook dat je goed kunt samenwerken en met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent daarnaast digitaal vaardig met verschillende computerprogramma’s (MS Office: met nadruk op Teams, Outlook, Word en Excel). En bij voorkeur heb je een relevante opleiding of enige jaren werkervaring op dit gebied.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen. Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Dit bieden we jou 

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 28 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zsm. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, € 2.899 tot € 3.809 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Communicatiemedewerker 3 / Management/Office Assistent 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
  
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
  
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
  
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
  
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;
  

Hier ga je werken

Op de afdeling Communicatie en Marketing werken 17 collega’s, die zich bezig houden met o.a. interne communicatie, marketing, werving van studenten, wetenschapscommunicatie, organiseren van evenementen, webredactie, social media en wat er nog meer op ons communicatiepad komt. Ons team is onderdeel van het Faculteitsbureau, waar ook de directie en bijvoorbeeld de afdelingen HRM, financiën en bestuurszaken hun plek hebben.

De sfeer in het team is informeel en collegiaal. Elke 4 weken houden we elkaar op de hoogte tijdens het afdelingsoverleg. Ons gezellige team huist in het moderne faculteitsgebouw op het innovatieve Science Park, met z’n sterrenkoepels, labs en kassen. De trein en de bussen stoppen voor de deur. Ideaal dus!

De UvA wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeelsbestand want dat maakt ons nog beter.

Meer weten over onze faculteit? Kijk hier. 

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via de rode knop online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand uiterlijk op 13 april.

• Een cv met daarin een beschrijving van je opleiding en ervaring;
• Een korte toelichting (brief) waarin je aangeeft waarom je deze baan zou willen en waarom jij denkt dat deze baan bij je past;
• Een profielschets waaruit blijkt wat voor soort persoonlijkheid jij bent en wat jij nodig hebt om optimaal te kunnen functioneren in je werk;

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen. Heb je nog vragen over de functie of wil je meer weten over ze afdeling? Neem dan contact op met: Pauline Eenhoorn, hoofd Communicatie & Marketing, 06 50266892.